‪効果的な自己評価(人事考課)の書き方。ポイントを押さえて自分の成果を過不足なく伝えたい。

先日の記事「一般職OLが昇給するために取り組んだ5つの方法」で、わたしが昇給するために心がけていることについて取り上げました。

一般職OLが昇給するために取り組んだ5つの方法

その中で、仕事にしっかり取り組む事はもちろんですが、その後の工程も非常に大切であるとお伝えしましたた。

それは

⑤以上の内容を、詳細且つ簡潔に自己評価に記した

の項目で述べた、“伝えられる人に取り組んだ事を100%伝える”という事です。

では具体的にどうすればいいのか。

本記事では、実際にわたしが自己評価(人事考課)を書くときに心がけていることを、例文を交えてご紹介します。
最後に例文も載せています。
ご自身の仕事に当てはめて、実際の自己評価の参考にしていただけますと幸いです。

わたしの書く内容は、バリバリ働いて目立つ仕事で成果をあげている方よりも、どちらかというと日々地味な業務をしている一般職や事務職、地域職といった雇用形態の方…


「仕事で頑張ってそれなりの成果を挙げられたけれど、どうやって伝えたらいいのかわからない」
普段仕事で報告書など書くこともなく、文章の書き方がわからない。
「言葉を短くまとめられない。」

そんな方のお役に立てれば幸いです。

自己評価をする理由を考えた

※内容だけ知りたい方は飛ばしてください

わたしは、実際に自己評価を書く前に、その目的の確認をしました。

まず第一に、上司が好き嫌いで勝手に評価をできないよう、”従業員一人一人の主張を聞く”というのは当然の目的でしょう。

そして、何よりの目的は、いわゆる“人事考課”の判断材料です。
職場ごとに異なるかと思いますが、私の勤め先では主に以下の点に使われています(会社の規約に載せられています)。

  1. 昇給(ベースアップでなく貢献度によるもの)を決める
  2. 賞与(ボーナス)の額を決める
  3. 進級や昇進の判断材料とする

わたしの勤め先の場合、5段階評価で考課がなされます。毎年最優秀のA~最低のEまでの人数割合はおよそ一定です。つまり同じ等級(や入社年度)の人と比べて誰が優秀かということを会社側が把握し、相対評価により順番をつけます。そして、給与の額を調整する…という業績による考課を取り入れているのですね。

営業部門などは売上額が目に見えますが、例えば総務や品質管理、製造部門といった部署では業績が数値化されません。そのため、部署間で考課に不平等が生じないよう、それぞれの業務の中で求められていることの達成度によって考課しようという考えもあるでしょう。

サポート部門で働く方、また事務職の方なども「売り上げがないから・・・」と自己評価を下げるのではなく、その部門で、雇用形態で求められることをできているかを素直に書けば大丈夫だと思います。

また、規約には載せられていませんが、給与面以外での目的も兼ねているとわたしは感じています。

  • 上司や人事部門が従業員個々の仕事内容を把握するため
  • 従業員個々の得意・苦手分野を把握し、今後の人事配置に生かすため

勤め先によって、会社の規模によって自己評価の使い方は様々だと思います。会社側が何を知りたいかを押さえておけば自ずと書くべきことが見えてくるのではないでしょうか。

自己評価を書く上で大切なこと

では実際にわたしが自己評価を書くときに気をつけているポイントをご紹介します。

ポジティブな表現にする

業務において反省は勿論大事ですが、マイナスの部分ばかりを書かないようにしています。もしマイナス点を書くなら、その失敗から得られた”次に生かすことができる点”を必ず書くようにしています。

これは人事考課における上司の心象の問題などではなく、仕事を行う上でも大事なことだと思っているからです。
失敗は誰にでもありますが、それを再び起こさないために改善する姿勢は、より良い仕事をする上で欠かせません。

具体的、且つ端的に記す

いくら一生懸命成果を上げ、自己評価を書いても、上司に読んでもらえなくては話になりません。

多くの上司は忙しい合間をぬって部下の考課を一つずつ読み、評価をしています。読む気が失せるようなダラダラ長い文章は避けるべきです(本記事のことか…!)。
どれだけ多くの成果を残せたとしても、与えられたフォーマットに収まるよう、そして読みやすい分量、体裁に整えることが重要です。

この項目でわたしが気を付けるべきと思うポイントは以下です。

  • 数値を入れる(%、時間、コスト、人数など)
  • 接続詞や無駄な説明を省いて、できる限り短い過不足の無い文章にする
  • 「~だ」「~した」など言い切りの形にする、ですます調にしない

数値は客観的な判断をするのに欠かせません(ひとことに「売上が上がった」と言っても、それがたった100円なのか1億円なのかは伝わりませんよね)。
「ですます調にしない」というのは、報告書やレポート、論文を書き慣れている方には当然ですが、「上司が読むから丁寧に書かなくては・・・」と思う一般職(事務職)女子には案外多い失敗であるようです(わたしの上司が申しておりました)。

考課をする立場で考え、評価をしやすい内容か確認する

  • 他者と異なる取り組みについては積極的に書く
  • 昨年度よりできるようになった事について書く
  • 精度、時間、コストなど自身の職場で重視されていることを意識して書く

これらも客観的な判断をするのに役立つ情報です。

もしあなたが考課による昇給、や昇進、賞与増を目標とするなら、まずは
「これだけのことをしていたら給料を上げざるを得ない」と直属上司に思わせる必要があります。

なぜなら、上司は考課をまとめたのち、役員会に提出する必要があります。そこで上司が昇給の必要性を述べられないような内容の薄さではいけないのです。
「自分が上司だったらどう考課するか」という点は、是非一度考えてみてください。


ここまでで「すべきことが多すぎて心が折れそう…」という方は「ほんの僅かな昇給をどう考えるか。資産形成の基本は本業の収入。」をご覧ください。年数百円の昇給も、チリも積もれば立派な資産です!

絶対にやってはいけないこと

  1. 出来てもいないことをでっちあげる
  2. 過大評価しすぎる
  3. 過小評価しすぎる

当然ですが、これらの行動は全くの逆効果!「自分のことを分かっていない」と見なされ、むしろ自分の評価を落としてしまいます。
謙虚と卑屈は違います。
仕事での成果や努力を自分で客観的に振り返って、誠実に書きましょう。

特に一般職(事務職)の方に伝えたい!

過小評価しすぎないで!

一つ前の項目で、「過小評価しすぎる」ことがよくないと書きました。

一般職の方、「自分は特別な仕事なんてしていない。毎日決められたことをしているだけ。」
・・・そう感じていませんか?
よくよく自分の仕事を振り返ってみてください。
他の人と違う担当業務がありませんか?

例えば

  • 新入社員や異動者、産前・育児休暇復帰者の教育担当
  • 前任者から、または後任者への引継ぎ
  • 部内のちょっとした係(経理など)
  • 書類作成・マニュアル作成係
  • 資材・備品の購入担当
  • 少しくらい「あ、やってる!」という仕事が見つかるのではないでしょうか。例え大きな成果にならなくとも、昇給は見込めなくても、自分の行なっている仕事を正しく伝えることが今後の評価につながります。

    必要とされている仕事です!

    毎日忙しいけれど、発展的な仕事に比べると地味で誰でもできる仕事。同じことを続ける単純作業。そう思ってしまう部分もあると思います。でも、あなたの仕事は会社に必要とされているし、「地味な作業」がなくては会社が回らないのです。
    意外と誰よりもスピードが速かったり丁寧だったりと、あなただからこそ任されている仕事もあるかもしれません。

    いくら営業が沢山の新規顧客をゲットし、注文を受けても、その注文書を迅速にシステムに登録・手配し(事務)、商品に問題がないかを検査し(品質管理)、発送し(商品管理・物流)、何よりその商品を製造する製造ラインが必要。
    様々な仕事があって初めて売り上げが出るのです。

    それに、ガツガツした性格の人ばかり、おとなしい人ばかり…そのどちらに偏っても職場はギスギスします。
    自分の仕事に自信を持って欲しいと思います。

    ・・・かく言うわたしも裏方の仕事です。偉そうに言っていますが、自分自身がモチベーションを保つために日々自分に言い聞かせている言葉なのです。
    お互い頑張っていきましょう!

    以上を踏まえた例文集

    わたしの勤め先では、大きく分けて「成果」「能力」「努力」に分けて書くことになっています。皆さんの会社とは異なるかもしれませんが、その分け方にて書かせていただきます。

    では、先程のポイントを押さえて例文をご紹介いたします(あくまでわたしの書き方ですので、良し悪しがあると思います)。

      成果

    • 昨年度より担当顧客が○件増加。迅速に対応できるよう~を工夫した
    • 顧客リストの作成にエクセル関数・マクロを用いたフォーマットを導入。従来の2時間/月→5分/月へ時間短縮。人為的ミスの削減に繋がった
    • 物品購入を担当、安価な同等品への変更により〇万円コスト減できた。
    • ~のプロジェクトメンバーとなった。〇〇氏の方針に従い、××業務の補助を実施。△△を提案、導入に貢献できた
    • 昨年課内でよく起こっていた〇〇リストの誤りを課題と感じ、ダブルチェックの実施を提案、今期はミス0で終えることができた
    • 能力

    • 今年度から1人で〇〇業務を担当した。経験を積むことで、昨年度より業務を迅速に行えるようになった ※入社二年目など
    • 新入社員(産休より復職された〇〇氏)の教育を担当。計画的に研修を実施でき、△△業務を一人で任せられるようになった
    • △△に関するマニュアルを作成した。契約社員やパートに任せられる業務が拡大した(①〜、②〜)
    • 以前は口頭で伝達されていた内容(○○)に関し、書類の作成、回覧、周知を徹底することでグループ全体でもミスがなくなった
    • 昨年度より+〇%の業務を行えた。自分自身の技術を向上できた
    • 〇月の繁忙期も丁寧な仕事を心がけ、ミスなく業務ができた
    • 努力

    • 職場の~が課題だと感じ、以下について取り組んだ(①~、②~)
    • 独学で△△の資格を取得、今後××業務に活かしたい
    • △△の勉強を継続中(○年目)
    • 知識を増やすため、文献や論文、ネットで情報収集を行った
    • 新入社員編

      はじめての自己評価(人事考課)に戸惑っている方もいらっしゃるかもしれませんね。安心してください。難しい事を書く必要はありません。

      わたしが新入社員の時に考えた事ですが、新入社員に求められていることは、

      • 研修(教育訓練)や業務の引き継ぎ、日々の業務
      • 社会人としてのマナーなど、最低限の事がきちんと出来ているか
      • 職場の先輩や上司と正しく意思疎通がはかれているか(報告・連絡・相談)

      という点だとわたしは感じました。

      ・身近な仕事でできるようになったこと
      ・できる部分から指示を待つだけでなく自分から行動すしたこと
      ・わかる範囲で自分の意見を伝えた
      ・業務に関する知識を増やすため、分からないことは文献で調べたり先輩に聞いた

      以上のことを踏まえて
      例)
      ・〇業務に関する研修を受けた。不明点はその都度上司や先輩に相談し、解決するよう取り組んだ
      ・○○の書類について、毎回締め切り2日前には提出するよう徹底した

      このような事を、日々の仕事を振り返って気をつけている事を素直に書くとよいのではないでしょうか。
      ごくごく一般の会社なら、一年目は華やかな成果がなくとも、新入社員として求められることができていれば大丈夫です^^
      2年目からは、さらに自分でできることを増やしてチームの中でどう業務に貢献できるかを考えて仕事ができると良いですね。

      +αで書きたいこと

      自己評価には給与に直結しない内容でも、今後のために知ってもらいたい情報を入れるのも手です。直接会社の上の人に意見を出すことができる機会は稀なので、自分が努力していること、課題に感じていること、不安なことなど、うまく文章の中に織り込んで伝えられるとよいかもしれません。

      最後に…自己評価は日々の仕事のまとめ

      少し書き方に気をつけるだけで、内容が随分と具体的になり、伝わりやすくなる事を感じていただけたなら幸いです。

      さて、最後になりましたが、今回お伝えしたいことは見栄を張るため、ズルをするためのような小手先のテクニックではありません。

      自己評価(人事考課)とは、決して自分の身の丈以上、実力以上の事を書くわけではないのです。日々の業務でしっかりと努力や工夫をして、成果を出して、その結果始めてアピールすることができるものです(成果の大小は人それぞれでも)。

      そのためには、日々の仕事の中で、常に

      • 改善できるところがないか
      • 新しい事ができないか
      • 自分の得意分野って何だろう?

      …など、沢山悩み考え、行動する事が大切です。

      しっかり成果を出したら、あとは認めてもらうためにひと工夫!それが今回ご紹介した内容です。

      本記事が、自己評価を書く際のお役に立てたなら幸いです。

      最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

      <参考>
      人事考課とは…?については以下のサイトが分かりやすく参考になりました。
      人事考課での自己評価の書き方と例文-randstad

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