初めてでもできた!飲み会幹事の段取りステップ。

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先日、社会人5年目の冬にして初めて、職場忘年会の幹事を任されました。

社交的でなく、飲み会が得意でもないわたしにとっては胃が痛くなるレベルの大仕事。
(もっとも、喉元過ぎれば熱さを忘れる・・・といった具合に、終わってみれば大したことでもなかったのかも?と思っています)

本記事では、はじめて幹事を任されたわたしが行った、幹事のすべき段取りの最初から最後までを記します。

忘年会や送別会、歓迎会の特に幹事に当たって困っている方の参考になれば幸いです。

初めて幹事さん、まずは人に聞くべし!

元も子もない話をしますが、ここに書いてあることはあくまでわたしの体験談。
職場によって規模や年齢層はもちろん、飲み会の慣習も異なるかと思います。

一番確かなのは前年度の担当者や経験者に聞くことです。

その中で、たとえばわたしの場合

  • 役員がいる関係で、安めのザ・居酒屋は必ず避けるように
  • 子持ちママが多いため、なるべく早く帰ることができる会社近くにすること

といった、「何となく慣習と思っていたけれどそれって決まりだったの!?」という情報を得ることができました。

特に初めて幹事さんや、移動してきて間もない方は、確認は絶対にすべしです!

日程・店の調整

上司の都合と要望の確認

職場によって異なるかと思いますが、わたしの職場には役員1名、部長1名、課長4名が在籍しています。

ご自身の職場に合わせて、上の方から順番に確認なさってください。

    まずは下準備。人数が多い場合、一か月前には予約完了したいところ。

  1. 職場全体で出張者がいない(少ない)日程を確認する
  2. ここから上司への確認です。

  3. 忘年会を企画していることを伝える
  4. 日時、店、食事内容の要望を聞く
  5. その他計画があれば伝える(余興・ビンゴ大会・抽選会など)
  6. 以上の内容を踏まえて日程を決める
  7. 質問事項はその都度メモ!要望一覧を記入しておくと、電話予約の際にも便利です

とくに役員は、年末に忘年会が重なる事が多いのでしっかりと日程確認!

店の予約時に確認すべきこと

上司の要望を元に予約をします。先ほど書いたメモをお忘れなく!
店に目星がついたあと、わたしは役員と部長に「こちらに決定する予定です」と日時、料理内容などの説明に行きました。
幹事に任せきりの職場の場合は不要かもしれません。

また、必要があればこの時点でおよその人数確認をしておきましょう。

店との電話やメールで伝える&確認すべき事は以下の通りです。

  1. 日時
  2. 人数予定(変更の可能性ありと伝える)
  3. 料理内容(コース・アラカルト)
  4. キャンセル・変更料金はいつから発生するか
  5. 座席の配置を前もって教えてもらえるか(先に配席を決める事ができて楽です)
  6. 条件が合えば予約
  7. + 必要に応じて聞く事

  8. ネットクーポンは使えるか
  9. 貸切は可能か?(最低人数、最高人数に加え、最低保証料金の確認をお忘れなく!!
  10. 余興・ビンゴ大会・抽選会を行なっても差し支えないか

人数が多い忘年会なら、断然一律料金飲み放題付きのコースがオススメ!
(生ビールがあるか?は確認必須です)

職場でアナウンス&人数確認をしよう

予約内容を再度上司に伝え、okが出たら他の方にも伝えましょう。
以下の内容を、メールや回覧発信すると同時に、現時点での人数確認をしましょう。

  • 日時
  • 場所
  • 会費
  • 情報サイトURL
  • + 必要に合わせて

  • 料理内容
  • 催し内容(余興・ビンゴ大会・抽選会など)

当日までにする事

店の下見

必要であれば、予約前後に店の下見に行きましょう。

  • 店員の態度やサービス
  • 食事の味
  • BGMが大きすぎる
  • トイレが席に近すぎる

といった問題点が見えてくるかもしれません。
わたしの場合、話題の店だったことや、行ったことがある方雰囲気を聞けたため行きませんでした。

上司に挨拶の依頼

会の中での挨拶を上司に頼みましょう。

  • はじめの挨拶
  • 乾杯の音頭
  • 中締め(最後の挨拶)

わたしの職場の場合、上から順番に
役員、部長、課長1人にお願いしています。
課長は順番に回していますが、今回は今年度末で退職する方にお願いしました。

当日に向けた準備とお手伝いの依頼

準備や当日の作業など、1人でできない場合はお手伝いを頼みます。

  • 座席表などの準備
  • 会費徴収
  • 会場セッティング
  • 催しの手伝い(景品の購入、当日のサポート)

とくに会場セッティングは、上座、下座…といったマナーがあります。
不安な方は、自分でよく調べたうえで頼りになる先輩に確認してもらいましょう。

わたしの場合は、当日まで店内の様子が分からなかったので、終業後少し早めに先輩に一緒に店に行き、座席を一緒に決めました。

キャンセル料がかかる前に最終連絡

必ず、キャンセル料がかかる前に最終人数の確認をし、店に連絡をしましょう!
当日の変更の場合、全額または食事代を払う必要がある店が多いです。

当日すること

  • 上司への挨拶(ひと声「本日はよろしくお願いいたします」と挨拶をすると丁寧)
  • 会費徴収
  • 会場セッティング
  • 司会進行
  • 支払い(領袖書を忘れずに!)

後日すること

飲み会の翌日など、早い段階で以下のことをしておきましょう。

  • 上司へのお礼のあいさつ
  • 会計報告(必要な場合)

まとめ

いかがでしょうか。
はじめての忘年会幹事、あたふたしたものの以上の進行で何とか無事終えることができました。

一番大切だと思うことは、初めにも書いた通り、前回幹事になった方に、職場の決まりや段取りなどを聞くことです。入社年度が浅い方や異動してきた方には分からないことが多いと思います。

そして上司への丁寧な報告と連絡
とは言え、あまり逐一話しかけるのは忙しい上司にとって迷惑です。
過不足なく伝えるようにしましょう。

わたしのように気が進まない方のいらっしゃると思いますが、やはり
「忘年会よかったよ、ありがとう」
と言われると嬉しいものです。

どうせやるならしっかりと取り組んで、ご自身にとっても良い会にしてくださいね。

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